Unikalny kod z cyfrą kontrolną
Każdy voucher i każda karta mają kod w formacie UPM-XXXX-XXXX z cyfrą kontrolną. Cyfra kontrolna wychwytuje pomyłki przy ręcznym wpisywaniu, a niepoprawny kod jest odrzucany, zanim ktokolwiek sprawdzi go w rejestrze.
Obok kodu każdy egzemplarz ma kod QR, który prowadzi do tego samego rekordu w rejestrze.
Ochrona przed podrobieniem i podwójną realizacją
Wydruk lub kopia vouchera nie da nikomu dodatkowej wartości, bo o ważności decyduje rejestr, a nie kartka. Kopiowanie obrazu nie pomoże, ponieważ saldo jest przypisane do kodu i spada po każdej realizacji.
Zgubiony albo skradziony voucher możesz zablokować w panelu, a zablokowany kod nie zadziała przy realizacji.
- kodu nie da się odgadnąć ani złożyć z poprzedniego,
- ten sam voucher nie zrealizuje się ponad saldo,
- wydrukowany nakład jest nieaktywny, dopóki nie oznaczysz sprzedaży,
- każda realizacja zapisuje datę, kwotę i miejsce.
Jeden rejestr dla wszystkich voucherów
Vouchery sprzedane online, wydrukowane i wydane jako karty trafiają do jednego rejestru. Widzisz, ile jest aktywnych, ile wykorzystano i które wygasają. Raport pobierzesz w CSV lub XLSX, więc łatwo zgrasz go z księgowością i inwentaryzacją zobowiązań.
Role i dziennik zmian
Nie każdy pracownik powinien mieć dostęp do wszystkiego. Recepcja realizuje vouchery, kierownik zarządza ofertą i raportami, a księgowość widzi rozliczenia. Dziennik zapisuje, kto i kiedy wykonał operację, więc w razie wątpliwości można ją odtworzyć.
Kopie zapasowe i dane w Unii Europejskiej
Dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej, a rejestr jest regularnie kopiowany, żeby awaria nie oznaczała utraty salda klientów. Pieniądze ze sprzedaży idą bezpośrednio na konto firmy w jej operatorze płatności, więc Upominkowa nie przechowuje środków klientów.
Jak wygląda codzienna kontrola
Raz w tygodniu warto przejrzeć raport voucherów wygasających i niewykorzystanych oraz dziennik zmian. Zajmuje to kilka minut, a pozwala szybko zauważyć nietypową aktywność, na przykład wiele prób realizacji tego samego kodu.
Uprawnienia kierownika powinny mieć tylko osoby, które naprawdę zarządzają ofertą, a recepcja powinna korzystać wyłącznie z roli realizacji. Dzięki temu w każdej chwili sprawdzisz, kto wystawił voucher, kto go zablokował i kto zrealizował jego ostatnią część. Takie nawyki kosztują niewiele, a chronią zarówno firmę, jak i klientów, którzy kupili prezent.